Budgeting: come stimare l’attività delle persone?

Tutto ha un costo. Estremizzando, proprio come le materie prime, anche coloro che lavorano all’interno delle aziende sono a tutti gli effetti un fattore produttivo di cui è necessario stimare la disponibilità ed i costi.

Una delle attività che vi troverete a svolgere qualora ricopriate la funzione di project manager sarà quella di stimare il dispendio, in termini di risorse (intese come persone), del progetto stesso.

Dopo aver settato la timeline progettuale e fissato eventuale milestones, è fondamentale capire chi svolgerà il lavoro che vi siete premurati bene di definire ma soprattutto, se tali persone ci sono e sono disponibili.

Veniamo dunque a come si stima nel pratico quanto detto sopra. Semplificando, sarà sufficiente rispondere a due domande semplici: Quanto mi serve e a che costo.  Moltiplicando questi due fattori sarete in grado di arrivare ad un numero.

Per rispondere alla prima domanda, spesso vi troverete ad usare i termini di seguito elencati:

  • Man – days: tale unità di misura indica il tempo lavorabile da una persona in una giornata lavorativa. Un giorno uomo vale 8 ore. Dunque se per un progetto stimate 4 man-days stimate che siano necessarie 32 ore per completare una certa attività;
  • FTE (full time equivalent): tale unità di misura indica una persona che lavora a tempo pieno, 8 ore al giorno per un periodo predefinito. Dunque se stimate 10 FTE per il vostro progetto che dura sei mesi, state stimando l’utilizzo di 10 persone a tempo pieno per il periodo di sei mesi.

Per rispondere alla seconda domanda, avrete bisogno di rate (e.g. 200 € al giorno), cifre in euro che indicano quanto costa una giornata lavorativa di una determinata risorsa. Questa varierà tendenzialmente a seconda di due parametri principali:

  • Skill – grade: più una risorsa è skillata più costerà farla lavorare un giorno per un determinato progetto. Per fare un esempio, un business analyst costerà più di un developer;
  • Paese: nel caso di Multinazionali infatti, il costo del lavoro varierà da Paese a Paese e di conseguenza anche il rate delle risorse. Per fare un esempio, a parità di skill, una risorsa in Romania costerà di meno che una risorsa in Italia

Le analisi sopra descritte, potrebbero evidenziare limiti e o problematiche da gestire:

  • Potreste accorgervi che non c’è abbastanza budget per coprire quanto da voi stimato. Spesso il budget per la progettualità cadrà dall’alto secondo analisi già fatte e quindi, in parole povere, ricevere un ammontare di euro da intendersi come limite massimo di spesa del progetto. Difficilmente varierà in eccesso. Spesso invece verrà ritoccato al ribasso, secondo ottiche di risparmio;
  • Potreste accorgervi che non ci sono fisicamente abbastanza risorse interne all’azienda per portare a termine la progettualità. A questo punto, secondo i limiti fissati dal budget a disposizione, potrebbe esser necessario rivolgersi a società esterne, come le società di consulenza. Tale costo potrà a sua volta dipendere da:
    • man-days e grade delle risorse coinvolte nel caso di offerte “Time and Materials”;
    • accordi con il Fornitore prescelto, nel caso di offerte Fixed Price.

Ebbene sì, il lavoro di ognuno di noi ha un preciso e misurabile valore per le aziende, talvolta più alto di quello riscontrabile in busta paga.

About the author

“Laureato in Business Administration, dopo una breve esperienza come broker assicurativo, attualmente lavoro presso Deloitte Consulting s.r.l., come Analyst nella function “Strategy &Operations”. Sono stato coinvolto in progetti di PMO e process reengineering per le principali istituzioni finanziarie del nostro paese. Contatti: gcecchi@deloitte.it “.

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