Come impostare una presentazione Power Point: consigli semplici

Lavorare in consulenza non richiede la conoscenza di software sofisticati, strumenti  avanzati o qualcosa che pensate possa esistere, ma di cui non siete a conoscenza.

Tra i programmi che il buon consulente, e non solo, deve saper usare, troviamo il carissimo e amatissimo Power Point

Questo software del pacchetto office è quasi sempre aperto sul PC di un consulente, qualsiasi sia la società, il ruolo ricoperto, il lavoro che sta svolgendo.

Questo accade per 2 semplicissimi motivi:

1. Il mondo che ci circonda è pieno di dati e tocca a noi gestirli. La gestione avviene quotidianamente su Excel (a meno che non lavoriate su Matlab, SaS, etc…ma sono casi particolari);

2. Una volta ottenuti dei risultati questi devono essere facilmente comunicabili al cliente. Ed ecco che le     presentazioni PPT prendono forma;

Ma cosa significa saper usare Power Point? E quale livello bisogna avere?

Quasi tutti noi abbiamo usato, almeno una volta,Power Point per fare una semplice presentazione all’università. Il Prof. ci chiedeva 3-4 slide per spiegare un argomento, sintetizzare un concetto, mostrare i risultati di un progetto o di una analisi.

Molto spesso uno studente non capisce il reale scopo di queste presentazioni, ma posso assicurare che rappresentano un buon punto di partenza, anche se molto basso, per la vita lavorativa.

Unico problema sta nel fatto che le presentazioni all’università si focalizzano molto sul contenuto e poco sull’aspetto grafico, mentre in ambito lavorativo entrambi gli aspetti sono fondamentali.

“Se mi fai una slide piena di contenuti, ma brutta a livello grafico allora   difficilmente riuscirete a vendere un progetto o a catturare l’attenzione del cliente”

Impostare bene una slide significa seguire questi specifici passi:

1. avere ben chiaro quale debba essere il messaggio da comunicare;
2. avere disponibili le informazioni da comunicare (quindi attivarsi per la raccolta dei dati)
3. Elaborare una suddivisione della slide in aree in modo tale da avere un corretto utilizzo dello spazio a disposizione
4. Scegliere le immagini/forme da inserire. Le slide, infatti, non possono essere composte da sole scritte, ma devono essere messe in relazione con immagini, grafici, schemi in modo tale da dar vita ad un qualcosa di “accattivante”

Una volta seguiti questi semplici passi avrete una slide, almeno nella forma, corretta…ma come al solito questo non Basta!

Bisogna gestire il contenuto e il modo in cui viene proposto un concetto. Possiamo applicare un semplice schema di orientamento:

1. Definire chiaramente chi è il destinatario della presentazione

2. Definire, sulla base del destinatario, il corretto linguaggio da applicare (alto, colloquiale, tecnico)

3. Definire qual è lo scopo della presentazione e quale messaggio vogliamo comunicare(modificheremo il contenuto in base ai nostri obiettivi)

4. Identificare le possibili aspettative del destinatario della presentazione:

– quello che sto facendo soddisfa le richieste che mi sono state poste?
– quello che sto facendo è di interesse per il destinatario?

5. Identificare fin da subito i punti deboli della nostra presentazione in modo tale da nasconderli/ correggerli/ ribaltarli

 

 

A questo punto avete tutto quello che vi serve per poter impostare una slide, o quasi.

Cosa manca ancora? Vi mancano, sicuramente per chi non ha mai usato Power Point a buoni livelli, la manualità per svolgere alcune operazioni in modo disinvolto e la conoscenza delle “shorts” che vi permettono attraverso la cominazione di tasti di risparmiare molto tempo (rimando in bellissimo articolo/video ad hoc).

Dimenticavo di dire…fare slide significa anche emozionare e quindi, soprattutto quando si deve proporre qualcosa, convincere qualcuno, allora è necessario creare dei contenuti ad alto impatto. Quindi, come ultimi consigli:

– scegliete dei colori non troppo accesi e che potrebbero infastidire il destinatario
– scegliete immagini di buona qualità e che non mostrino evidenti contrasti con la struttura generale
– controllate gli allineamenti dei titoli, delle immagini, di ogni oggetto presente nella slide

Se avete qualche dubbio, è normale…tutti hanno dubbi!

Aniello Guida

About the author

Specializzato in "Finanza, Intermediari e Mercati", attualmente lavoro presso Deloitte Consulting s.r.l. come Analyst nella function "Strategy & Operation". Sono stato coinvolto in progetti di Business Transformation, PMO, Credit Controls presso i principali player bancari del nostro paese. Contatti: aguida@deloitte.it

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