7 semplici step per creare la to-do list perfetta (e smetterla di rimandare a domani)

Ho recentemente scoperto – con un certo innegabile sollievo – di non essere l’unico ad avere una manifesta ossessione per le to-do list. Quando ho iniziato a utilizzare questo metodo, iniziavo a sentire il peso del ruolo da “Manager”. Non era solo questione di responsabilità, la mia mente era disturbata continuamente da interruzioni di ogni tipo: mail, impegni, riunioni, decisioni da prendere, telefonate, urgenze, urgenze, urgenze!!

 

Vivendo fuori casa c’erano anche gli impegni legati alla famiglia, dalle cose personali da ricordare, al calcetto, dagli impegni che una volta erano solo buoni propositi, cal blog, la scrittura ela lettura. Oggi tutto ciò è realtà.

Ma quale è il beneficio immediato di questa particolare applicazione del concetto di To Do List? Semplice, ti svuota il cervello dalla sovra informazione!

Non devi ricordare più informazioni superflue, non devi pensare a dove hai segnato gli appunti, non devi ricordarti le date, il sistema è consistente, una bella parola per dirti che una volta alimentato ti sentirai sicuro di avere il controllo. E la sicurezza toglie l’ansia.

Potrai concentrarti a fare anziché sprecare tempo a pensare. 

Tornando a quando detto inizialmente, posso sicuramente affermare che nell’uso della famosa to-do-list sono in buonissima compagnia: colleghi, amici, parenti, tutti ne hanno una.

 

E ne possiamo pure andare fieri: ricerche alla mano, pare che le to-do list siano fondamentali per elevare la nostra produttività, che le persone di successo stilino coscienziosamente la loro to-do list quotidiana e che cominciare una giornata senza intenzione (vale a dire: senza un chiaro ordine di cosa c’è da fare), porti irrimediabilmente sulla via di quel mostro post-moderno che è l’Improduttività Procrastinatrice. 

Un problema ricorrente è che spesso e volentieri le to-do si dilatano a dismisura fino a che… pluf! Tutto esplode beffardamente. Che fare, dunque, per risolvere la questione e riuscire a definire in maniera efficace la propria lista di priorità quotidiane?

Ecco 7 trucchi infallibili per creare una to-do list davvero efficace…  e soprattutto attuabile:

  • Punto primo, sembra ovvio ma non lo è affatto: non bisogna mettere troppa carne al fuoco! A me capita di avere ogni cinque minuti una nuova idea, un nuovo spunto, e cosi le mie to-do list si dilatano a dismisura, con l’inevitabile rischio di finire con due terzi delle cose rimandate al giorno dopo… e magari poi al giorno dopo ancora.  L’ideale, èseguire la regola 1-3-5: ovvero programmare ogni giorno 1 compito principale da portare a termine, 3 compiti di media entità e massimo 5 compiti minori.

 

  • Avere una sola lista di riferimento. Che si scriva su carta, sull’Iphone, in bozza nelle mail o che ce la si tatui sull’avanbraccio, il senso è: ridurre la dispersione. Ha senso scrivere in una singola maxi lista tutte le cose che vogliamo portare a termine nel medio/lungo periodo e poi quotidianamente estrapolare la to-do list del giorno.

 

  • Tenere presente il proprio bioritmo e le proprie fasce orarie di massimo rendimento: ognuno di noi è diverso, c’è chi la mattina è già iperattivo&produttivo e rende meno nel pomeriggio. Chi non si sveglia del tutto prima del terzo caffè e chi lavora di notte. Proprio per questo, la to-do list non può essere come la lista della spesa:i vari punti non sono intercambiabili. Deve essere stilata con un senso logico, in base alle priorità e con la consapevolezza dei nostri momenti di maggior rendimento.

 

  • Fare come prima cosa quella più complicata:idealmente, dovremmo concludere entro l’ora di pranzo il compito più noioso o più complicato. Fatto quanto ci suscita maggiori pruriti, il resto della giornata filerà sicuramente più liscio.

 

  • Non programmare compiti generici, tipo “lavorare su quel progetto”. Per riuscire a concludere veramente qualcosa è fondamentale essere specifici, ad esempio: “scrivere mail al cliente”, oppure “preparare 3 slide ad es. overview, focus su progetto e pianificazione & next steps”. Essere generici o troppo ambiziosi in questo caso è inefficace: conta di più essere realistici e riuscire a fare quanto si è previsto. Done is better than perfect, giusto?

 

  • Se una cosa viene rimandata più volte al giorno dopo, non esitare a depennarla dalla lista. Probabilmente non è affatto una priorità.

 

  • Creare una altrettanto utile to-don’t list: Perché? “La ragione è semplice: quello che non fai determina cosa si può fare”. Insomma, in poche parole significa: non accettate riunioni una dopo l’altra senza davvero interrogarvi se sono necessarie, non rovinatevi la giornata continuando a fare cose che vi mettono di malumore. Cioè, quali sono le cose da evitare? Cosa ci fa perdere tempo e sprecare energia?

 

Conclusioni: Usa le to-do-list, in questo modo, si alzano le probabilità quotidiane di riuscire a depennare tutti gli elementi della lista. Sì, lo so che è difficile ridurre. È difficile rinunciare alla tentazione di sentirsi novelle Superman o Wonderwoman contemporanei in grado di surfare sull’arco delle 24 ore portando a termine i compiti più disparati: ma non siamo supereroi, siamo umani.

 

Per non arrivare a sera frustrati per non aver realizzato gli obiettivi troppo ambiziosi che ci siamo posti, finendo per allungare la lista del giorno dopo in un circolo vizioso demotivante, ha più senso sfruttare saggiamente qualche basica nozione di psicologia e gestire la questione con consapevolezza: in questo modo si può avere davvero la soddisfazione di aver concretizzato e prodotto qualcosa nell’arco della giornata.

Il trucco è darsi obiettivi quotidiani realistici, impegnarsi per portarli a termine… e farlo di nuovo il giorno successivo. Poi ancora. E ancora. Non ha senso darsi un obiettivo da raggiungere senza essere in grado di saper gestire il percorso che ci deve portare a quel punto: quel percorso si costruisce sulla lista delle nostre priorità quotidiane.

E adesso, se vuoi, via libera alle condivisioni: cosa vuoi smettere di rimandare di fare per iniziare a farlo?

About the author

Specializzato in “Banking and Finance”, lavoro presso Deloitte Consulting s.r.l. come Consultant nella function “Strategy & Operations” in ambito Financial Services Industry. Contribuendo in progetti di Business Transformation, NPL management, al fine di supportare i clienti a realizzare la loro vision, sia in termini di strategia che in termini di obiettivi aziendali. Contatti: emicciche@deloitte.it

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